Coordinar la realización de cualquier evento siempre supone un reto de organización, previsión de contingencias y encaje de bolillos. Si a eso se le suma la presencia de una pandemia mundial, el nivel de factores a controlar se multiplica por mil.
Ahora que las circunstancias sanitarias parecen comenzar a mejorar (lo diremos con la boca pequeñita), es un buen momento para reflexionar sobre la importancia de disponer de un plan de contingencia para poder continuar ofreciendo actividades experienciales en los negocios de nuestros clientes, incrementando la sensación de control y seguridad de cara a sus participantes.
¿Cuáles han sido los tres grandes cambios que ha supuesto la organización de eventos durante esta pandemia?
- Inscripción con reserva: de cara a controlar el aforo de las actividades, la utilización de herramientas que permitan la inscripción previa de los interesados ha sido fundamental, especialmente en aquellas actividades familiares que suelen atraer un volumen elevado de participantes.
- Adquisición de elementos extra que ayudasen a una colocación espaciada de los asistentes para facilitar el mantenimiento de distancias, como colchonetas, taburetes, vallado, catenarias, etc. así como facilitación de gel hidroalcohólico para desinfección de manos de todos los participantes antes de acceder a la actividad.
- Utilización de espacios al aire libre (siempre que la meteorología lo permitiese), para animar a que aquellas personas más reticentes a volver a participar en este tipo de actividades sintiesen que el riesgo de contagio era inferior al encontrarse en un espacio no cerrado.
A todos estos aspectos logísticos ha habido que añadir uno especialmente importante, que siempre debería estar presente pero que en circunstancias excepcionales aparece como insustituible: la empatía.
La escucha asertiva de las necesidades de los clientes para ir adaptando los eventos a sus recomendaciones, un trato cercano cuando acceden para que sientan que esa actividad se ha organizado para su disfrute a pesar de la dificultad añadido que haya supuesto y un agradecimiento sincero cuando, gracias a su cumplimiento de la normativa, hayan ayudado a que la organización de este tipo de eventos haya resultado laboriosa pero satisfactoria.
Con pandemia o sin ella, ese mimo al cuidado de los detalles siempre debería prevalecer en cualquier actividad que se organice. Porque no hay nada que fidelice más a tu cliente que una experiencia memorable.